文字
通知、合同、请示在本机排版，修订留在原句，会签前先收口称谓和日期。
WPS Office 把桌面办公和在线协作接到同一入口
固定工位上的 WPS Office 桌面客户端负责把通知、合同和汇报页排到能打印的程度；需要多人会签时，再从同一入口转到云端。手机只补阅一句批注或确认一个数，不在小屏上重排整份稿。Word、Excel、PPT 始终指向同一份最新稿，减少把早上导出的旧附件再发出去。
WPS Office 文字表格演示 PDF 四列入口
工位桌面上最常并排打开的是四类文件。文字稿承担通知、请示和合同条款，要页眉页脚稳定、修订能留下。表格承担汇总和台账，要公式不被误改、筛选后还能看清合计。演示承担周会和述职，要页序、母版和备注还在。PDF 承担对外发出和归档，要目录和印章位置一次看完。
WPS Office 把这四列入口放在同一套中文菜单里。本机处理时不用先开一套文字软件再找表格组件。从桌面客户端点进对应类型，最近文件和云文档列表是同一条线索，减少“这段在邮箱、那个表在桌面、PPT 在 U 盘”的慌乱。
表格
汇总列和公式留在桌面窗口，同事只补自己的格子，避免整表另存分叉。
演示
页序和备注在工位上收口，外出只补阅结论句，不在手机上换整套母版。
对外件和归档从当前最新稿导出，阅读批注也可在同一客户端完成。
WPS Office 桌面与在线轮换能力
桌面与在线不是两套互相覆盖的稿库，而是同一入口上的两种工作状态。本机排版适合目录、分节符、页眉单位名称和打印预览；云端会签适合领导批一句、同事补一栏、法务在原句上改责任表述。轮换时不要另存成桌面上的“副本2”，否则在线入口看到的就不是你正在排的那一份。
手机补阅是第三种更窄的状态：只确认数字、回复批注、看明天演示的备注。不要在颠簸的路上重排整份合同。回到工位后，用桌面客户端刷新修订列表，再决定接受哪些句子。这样 Word、Excel、PPT 始终有一份可指认的最新稿。
本机排版
固定工位连续改目录、页脚和打印区域，适合长文和复杂表，窗口可以并排钉住。
云端会签
从同一入口转到在线协作，批注对准段落，结束后把权限改为查看再导出。
WPS Office 桌面页主下载
固定工位电脑请走桌面页主下载。Windows 使用站内安装包，装好后即可打开本机稿和云文档。macOS 用于苹果工位打开同一套 docx、xlsx、pptx。iOS 与 Android 只给外出补阅，不要把商店包拷进台式机当安装程序。
工位重装、系统要求、正版核验和版本更新在下载页按步骤写出。新电脑或重装系统后，先完成本页客户端安装，再恢复桌面快捷方式，避免点到已失效的旧图标。中文版用法和四类文件分工见中文版页面。
WPS Office 本机排版场景
上午改通知标题和主送抄送，下午把费用说明写进同一项目下的文字稿，傍晚还要给周会页补两句结论。这些活都发生在固定工位，适合用桌面客户端连续办文。页眉里的单位名称、落款日期和附件说明，只有在大屏和打印预览里才容易一次看完。
合同条款需要对照上一版时，把两份文字稿并排，比在邮箱里来回打开附件更不容易看串行。汇总表冻结窗格后仍可从在线入口让分公司补数，你在本机只收公式和异常行。演示母版不要两个人同时换，指定一人在工位收口字体和页脚。
扫描件和正式条款要分开：扫描页进 PDF 批注缺页，条款仍在文字稿里改。套红之前先把实质句子定下来，避免在版式文件上大段删改导致页码乱跳。本机排版的目标是发出去的纸面和屏幕一致，而不是把所有人的修改都堆在本地未保存窗口。
WPS Office 与只装桌面组件对照
对照的目的不是争论品牌，而是看清本机排版、云端会签和最新稿分别由谁承担。只装分散组件时，协作多靠来回传附件，桌面再强也挡不住邮箱里同时出现三份“最终”。把常用文件先用 WPS Office 打开一遍，确认分页和公式，再决定工位要不要继续分头维护多套入口。
| 能力 | WPS Office 桌面加在线入口 | 只装分散的桌面组件 |
|---|---|---|
| 文字表格演示 PDF | 同一中文菜单切换，文档列表统一 | 常要分别打开不同组件找文件 |
| 本机排版 | 目录、页眉、打印预览集中在桌面客户端 | 长文排版可用，但入口分散 |
| 云端会签 | 从同一入口转到云文档，批注对准原句 | 多靠邮件附件或另配服务 |
| 手机补阅 | 只补数字和批注，不在小屏重排 | 手机能力因组件而异 |
| 最新稿 | Word、Excel、PPT 指向同一份云文档 | 容易同时发出多个“最终版”附件 |
WPS Office 会签转到云端
本机排版到可被别人读懂之后，会签再转到云端。业务先把条款骨架写稳，法务在同一段改责任，财务只动金额和付款节点。三方不再各回一封带附件的邮件。WPS Office 把批注留在原句旁边，争议句写清依据。会签结束前把权限改成查看，避免有人又改回旧口径。
转到云端前，桌面窗口必须先保存并同步。未保存的分页、未上传的嵌入对象，会签视图里看不到，同事会以为你还没改。转过去之后，不要同时在桌面另开一份本地副本接着大改，否则合并时很难判断哪一句是新的。
对外发出仍建议用 PDF 快照。会签中的云文档给内部看，归档 PDF 给对方和档案室。两者都从同一份最新稿导出，而不是从一周前的邮件附件里翻。手机补阅可以在会签阶段回复一句“同意”或指出页码，但不要在手机上重排目录。
WPS Office 工位同事评价
以前桌面排完合同还要再另存一份发邮件，领导批的是早上那版。现在会签入口和排版窗口接到同一份，我只在发出前导出一次 PDF。
排版岗 卫朗
工位上文字和表格并排，分公司补数时公式还在。我不再把总表当附件传一圈，最新稿就在打开的窗口里。
财务 戴宁
周会演示在本机收口页脚，外出同事只补阅备注。回来刷新就能看到句子，没有人再发一份“页序已改”的附件。
综合办 裴川
条款争议写在云端批注里，我在桌面接受修订。附件版本号再怎么写，也不如修订时间清楚。
法务 柏川
WPS Office 桌面协作摘录
以下摘录只记固定工位上和桌面快捷方式、会签入口、附件版本有关的变化，方便对照自己科室有没有还在发旧稿。
工位桌面快捷方式统一改指向当前客户端
若干科室把旧图标清掉后，WPS Office 桌面快捷方式只保留一份，减少点到已卸版本、误以为软件坏了的情况。
标题栏会签入口可从本机窗口直接打开云文档
固定工位不必先关排版窗口再找浏览器。会签入口与桌面客户端接到同一账号，批注回到本机后仍对准原句。
附件版本后缀无法代替最新稿核对
邮箱里“最终版3”和“最终版改”并存时，仍以在线入口的修订时间为准。桌面导出附件只作为对外发送的快照。
本机排版与在线入口并排后减少找错窗口
合同、汇总表各占一个桌面窗口，会签列表放在侧边。同事改数字时，修订会刷到当前打开的那一份。
手机补阅默认不覆盖桌面未保存稿
补阅端只提交批注和单格数字。桌面未点保存的分页调整仍留在本机，避免通勤时一碰就打乱目录。
WPS Office 桌面入口疑问
下面只回答桌面客户端如何接到在线入口、以及为什么仍会发错附件。安装包步骤见下载页，四类文件中文用法见中文版页。
WPS Office 桌面客户端和在线入口是不是两套互不相干的软件？
不是两套互相覆盖的稿库。桌面客户端负责本机排版、打印预览和长文目录；在线入口负责会签、批注和让同事看到同一份最新稿。两者登录同一账号后，Word、Excel、PPT 指向同一云文档，不要再各存一份桌面副本。
本机排版结束后，为什么还是会发出不是最新的附件？
常见原因是邮件里仍附带早上导出的文件，而下午的修订只写在桌面窗口或在线入口里。发出前先在在线入口看修订时间，再决定导出。文件名加“最终”并不能证明它是最新稿。
固定工位能不能只开桌面客户端，会签时再转在线入口？
可以。白天连续办文用桌面客户端更稳，目录和页眉不容易碰乱。需要领导批一句或同事补一栏时，从同一入口转到云端会签，结束后再拉回本机收口版式。
手机补阅会不会把桌面正在排的版式改掉？
补阅应当只改数字、回复批注或确认日期，不要在小屏上重排整份合同。若必须改一句正文，先确认桌面窗口已保存并上传，回来后再看分页和页脚是否还在。
桌面快捷方式打开后，怎么确认不是旧版本客户端？
看程序信息里的名称和版本号，并与下载页公告对照。快捷方式若仍指向已卸载目录，会打开失败或打开旧组件。工位重装后应删掉旧图标，重新发送当前客户端快捷方式。
Word、Excel、PPT 怎样保证始终指向最新稿？
把三份材料放进同一项目云文档，从在线入口或桌面客户端打开该链接，而不是从邮箱附件另存。打开后看修订记录和保存时间。本地“副本2”只作备份，不要当作发出文件。
会签转到云端之后，桌面窗口里的未保存修改去哪了？
未保存的本机修改不会自动出现在会签视图。先在桌面客户端保存并同步，再邀请同事。会签结束把权限改为查看，避免有人在你收口版式时继续改标题。
离线排版一天后，如何并回在线入口而不盖掉同事意见？
恢复网络后先打开在线入口查看批注和冲突提示，再决定接受本机段落。不要用离线另存文件直接覆盖云文档。有争议的句子留下批注，让原作者确认。
WPS Office 桌面窗口和在线入口登录的不是同一账号怎么办
先退出两端，再登录科室同一账号。账号不一致时，本机排版和会签看到的不是同一份最新稿。不要靠来回另存对齐。
WPS Office 发出附件前怎样核对自己桌面上的不是旧稿
打开在线入口看修订时间，再从当前窗口导出。不要从邮箱重下早上那封附件。文件名带最终并不能证明它是最新稿。
WPS Office 如何避免发出不是最新的附件
发错附件通常不是软件“存丢了”，而是发出动作对准了邮箱里的旧快照。桌面客户端里可能已经改完标题，在线入口里也可能有领导新批的一句，但附件仍是上午导出的文件。按下面四步把“最新稿”固定下来，再允许对外发送。
1. 先打开在线入口核对修订时间
看最后保存者和时间是否包含今天的会签。若云文档更新，以这一份为准，不要翻邮件附件。
2. 本机只改这一份并保存同步
桌面窗口对准同一链接，改完立即保存。禁止另存“副本2”当工作稿还继续往外发。
3. 会签结束再收口版式
权限改为查看后，才在本机调目录、页脚和打印预览。未结束会签不要当正式件发出。
4. 导出后立刻发出并写下时间
PDF 或正式附件从当前窗口导出，文件名带日期。发出后不要再改源文件却沿用旧附件。
若必须把文件当附件离开云端，在正文里写清导出时间，并声明后续修改以云文档为准。科室若仍习惯“最终版”命名，至少在发出前让第二个人打开在线入口对一眼标题和金额。WPS Office 能保证打开的是同一份，但不能代替你把旧文件从发件箱里拿出去。