文字
本机改条款和通知，页眉页脚一次看完，会签前先定称谓和日期。
WPS Office 桌面中文版把四类办公文件放在本机处理
WPS Office 桌面中文版把文字、表格、演示和 PDF 放在本机连续处理，固定工位上共用一套中文菜单。只自己办文、排版、归档时不必上云；需要会签、让同事补数或领导批一句时，再转到云端。需要安装包时走下载页的 WPS下载 入口，搜索里的 WPS Office下载 与 WPS中文版 都指向同一套桌面客户端。
WPS Office 桌面中文菜单下的四类文件
| 本机处理 | 什么时候还留在工位 | 什么时候转到云端 |
|---|---|---|
| 文字条款 | 自己改称谓、日期和页眉 | 要会签或领导批一句时上传 |
| 汇总表格 | 本机收公式和筛选 | 分公司要补自己的格子时共享 |
| 周会演示 | 本机收母版和页序 | 外出同事只补阅备注时给链接 |
| 归档 PDF | 会签结束后在本机导出 | 不要把中间预览页当正式件上传 |
文字承担通知、请示、纪要和合同条款，写的时候要注意称谓、发文日期和抄送范围，改的时候留下修订。表格承担考勤、费用和库存，列名要让别人看得懂，公式不要藏在谁也找不到的列。演示承担周会和汇报，每页只留一个结论句，细节放备注。PDF 承担扫描件传阅和对外不可改的结论。
这四类活经常在同一天发生：上午改通知，下午补费用表，傍晚出五页汇报，下班前把终稿导出 PDF。桌面中文版切换组件不用重新找入口，本机文档列表按项目收纳。把四类文件放在同一工位流程里，比在四个软件和三个邮箱之间来回找更不容易发错。
表格
本机收公式和筛选，同事只通过云端补自己的格，避免整表另存。
演示
本机收母版和页序，外出只补阅备注，不在手机换主题。
本机批注扫描页并导出带目录的归档件，源文件仍可继续改。
WPS Office 本机打开文字表格演示的格式兼容
往来文件大量仍是 docx、xlsx、pptx。先用桌面中文版打开并另存一份工作稿，比直接在对方原件上大改更稳。复杂目录、分节符和打印区域，打开后先看打印预览。宏和旧式控件不是每次都能原样跑，遇到自动算税的老表，先问清是不是还依赖宏。
对外交付若对方指定后缀，就按对方要求导出。对内连续办文可以统一留在本机项目文件夹或云文档，减少“我这打不开你那能开”。中文字体被替换时，到字体列表里补一次即可，不要整篇改成不适合公文的字体。打开后若页码与对方打印件差一页，先查分节符和行距，再改正文，避免把兼容问题当成内容错误整段重写。
WPS Office 本机办文需要会签再转云端
本机处理的优势是快、版式稳、打印预览直观。会签的优势是同一份最新稿、批注对准句子。两者切换的原则很简单：还没有第二个人要改，就留在本机；出现第二个人，就转到云端，不要靠附件接力。
转云端之前保存同步，转过去之后不要再另存桌面分叉。会签权限按阶段收，阅读的人给查看，填数的人给编辑。结束会签再回到本机调页脚和目录。这样四类文件仍然共用中文菜单，只是“谁能改”变清楚了。
WPS Office 固定工位连续排版与手机补阅
长文、目录、页眉页脚、透视和母版适合固定工位。手机屏幕窄，只适合改一个数、回一条批注、看演示备注。不要在车上用手机重排整份合同。回到工位看修订列表，再决定接受哪些。
平板电脑可以改演示版式，仍不如外接键盘写制度来得快。按任务选设备：连续办文在桌面中文版，补阅在手机，会签在云端。三件事不要挤到同一个小屏手势里，固定工位才适合连续排版和核对页脚。
WPS Office 本机另存造成四类文件分叉
最常见的误操作是文字一版、表格一版、演示还停在上周，却都叫“最终”。另存桌面副本后继续改其中一份，另一份被当作附件发出，就是分叉。公式格被当成普通数字覆盖、两个人同时换演示主题、PDF 归档后又改源文件却忘了重导，都会让四类文件对不上。
共享链接开成任何人可编辑、文件名只叫新建文档，也会让本机列表失去意义。外包看完应停止共享。约定每个项目只保留一份工作稿加一份归档 PDF，比再写一套命名规则更容易执行。
WPS Office 桌面中文办文资料摘录
摘录只记本机四类文件、会签再转云端和中文版安装备忘，便于固定工位对照自己的习惯。
本机四类文件改用同一中文菜单收口
固定工位把文字、表格、演示和 PDF 留在 WPS Office 桌面中文版里切换，减少“这段在邮箱、那个表在桌面”的拆法。
会签未结束前提示先不要导出正式 PDF
条款还在云端批注时，本机导出的 PDF 只作内部预览。对外件等会签关闭后再从当前稿生成。
格式兼容检查改到打开后的打印预览
收到对方 docx 或 xlsx 先预览分页和打印区域，再决定是否套红或做透视，避免排到一半才发现分节符错位。
连续办文时禁用把四类文件都另存桌面
另存副本最容易造成文字一版、表格一版。工位约定只保留云文档加一份归档 PDF。
中文版重装后模板路径写进办文备忘
新电脑装好 WPS中文版 后，先把通知和报表模板拷回指定目录，再开始当天的本机排版。
WPS Office 本机 PDF 批注与目录归档
收到扫描件先判断要不要转文字。只签收和归档，阅读和批注就够。要抽表里的数，再考虑转换，转完必须人工对金额和日期。不要把转换结果直接当正式台账。
对外发不可改的结论用 PDF；对内还要接着改，用本机原件或云文档。目录式 PDF 适合归档和给不打算再改的对方。两套都在桌面中文版完成，就少一次转到别的阅读器。
WPS Office 中文版与 WPS下载入口说明
这台工位若还没装好文字、表格、演示和 PDF，先完成安装再按上面的分工来。WPS下载、WPS Office下载、WPS中文版指的都是同一套中文办公软件，只是搜索用词不同。安装包、系统要求和正版核验见下载页，不要在聊天里收来历不明的文件。
WPS Office 本机四类文件常见疑问
桌面中文版本机处理的四类文件分别指什么？
指文字、表格、演示和 PDF。通知合同走文字，台账汇总走表格，周会页走演示，对外发出和归档走 PDF。四类文件共用中文菜单，固定工位上连续办文时不必换软件。
四类文件都在本机处理，还要不要转到云端？
只自己排版、打印、归档时可以全程本机。需要会签、让同事补一栏或领导批一句时，再转到云端。不要把本机另存副本当成会签文件，否则会出现两份都像最新稿。
本机打开别人发来的 docx、xlsx、pptx 会不会乱版式？
常见公文和报表可以打开并保留页眉、公式和备注。打开后先看打印预览和分页。带复杂宏的老表不要先启用宏，先另存工作稿再改数字。
文字表格演示 PDF 共用中文菜单，会不会改一类就带动另一类？
切换组件不会自动改另一份文件的内容。真正会串稿的是你把表格数字粘贴进文字后没有再对一次，或演示图表还指向已删的工作表。跨类型引用后要回看一遍。
固定工位连续排版时，PDF 应该什么时候导出？
条款和数字都收口、批注都处理完，再导出带目录的 PDF。会签还在进行时不要把中间页发给对方当正式件。源文件仍留在本机或云端，方便改下一版。
本机四类文件怎样命名才不容易发错？
带项目、日期和用途，不要只叫“新建文档”或“最终”。对外附件从当前确认过的那一份导出，而不是从桌面最旧的同名文件拖进邮箱。
中文菜单里找不到会签入口是不是没装全？
先确认登录的是同一账号，并且文件已放到云文档。纯本地文件没有会签入口。把稿上传后再从桌面客户端打开，会签项才会出现。
WPS下载、WPS Office下载和 WPS中文版是不是三套软件？
不是。这三个搜索词都指向同一套桌面中文办公软件。安装包和系统要求以下载页为准，不要在网盘收来历不明的合集。
WPS Office 桌面中文版导出的 PDF 能不能当会签稿
会签应在云端源文件上进行。PDF 适合对外发出和归档。会签未结束时导出的 PDF 只作预览，不要把它再扫回去当下一轮正文。
WPS Office 本机四类文件怎样避免互相另存出分叉
文字表格演示 PDF 都从同一项目入口打开，不要各在桌面另存一份再改。跨类型引用后回看一遍页码和图表数据来源。